Privacidad y tratamiento de datos

1.Responsable del tratamiento

Frente a los datos de las personas que usan Mailko (cuentas, facturación, uso del servicio), el responsable del tratamiento es la sociedad que opera Mailko (razón social y NIT por definir). Para cualquier asunto sobre tus datos, escríbenos a [email protected].

2.Los datos de los destinatarios de nuestros clientes

Cuando un cliente envía correos con Mailko, las direcciones y los datos de sus destinatarios son del cliente: él es el responsable del tratamiento y la sociedad que opera Mailko actúa como encargado, solo para enviar esos correos, según las instrucciones del cliente y el acuerdo de tratamiento de datos que acepta al registrarse. Si eres destinatario de un correo enviado con Mailko y quieres ejercer tus derechos, dirígete primero a quien te lo envió; también puedes escribirnos y te ayudamos a que tu solicitud llegue a él.

3.Datos que tratamos

De quienes usan Mailko:

• Cuenta: nombre, correo, teléfono, contraseña (solo su hash), miembros de tu empresa y sus roles, y el país y la zona horaria de tu empresa.
• Facturación: tipo y número de documento o identificación fiscal, razón social, dirección, ciudad y país, correo, teléfono y, en Colombia, responsabilidades fiscales; el token de pago que genera Wompi (nunca el número completo de tu tarjeta).
• Uso del servicio: dominios, claves de API (solo su hash y su prefijo), webhooks, volumen de envío y registros de peticiones a la API.
• Registros de envío: por cada mensaje, remitente, destinatario, estado y eventos (entregado, rebotado, queja, y apertura o clic si los activas). El contenido completo del correo no se guarda por defecto; solo se guarda si tú lo activas.
• Técnicos: dirección IP, navegador y registros de seguridad.

4.Para qué los usamos

Para crear y operar tu cuenta, enviar tus correos, medir tu consumo y cobrártelo, emitir tu factura electrónica, proteger la reputación de la plataforma (detectar abuso, rebotes y quejas), atender tu soporte y cumplir obligaciones legales. No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad de terceros.

5.Autorización

Al crear tu cuenta nos autorizas, de manera previa, expresa e informada, para tratar tus datos con estas finalidades. Puedes revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.

6.Con quién los compartimos

Solo con los proveedores que necesitamos para prestar el servicio, que los tratan por nuestra cuenta:

• Amazon Web Services (Amazon SES y la infraestructura en la nube), que envía y entrega los correos y aloja los datos.
• Wompi, que procesa los pagos.
• El proveedor tecnológico que emite nuestras facturas electrónicas, cuando se defina.
• Autoridades, cuando una norma o una orden judicial lo exija.

7.Datos procesados fuera de Colombia

Los datos se procesan en servidores de Amazon Web Services ubicados fuera de Colombia. Eso es una transmisión internacional de datos personales, y la hacemos con proveedores que ofrecen niveles de protección adecuados y con las salvaguardas contractuales que exige la ley. Al aceptar esta política, y los clientes en el acuerdo de tratamiento, autorizan esa transmisión.

8.Cuánto tiempo los guardamos

Los datos de cuenta, mientras tu cuenta esté activa y el tiempo que la ley exija después. Los registros de envío, según la retención de tu plan. Los comprobantes y facturas, el tiempo que fijan las normas contables y tributarias. Cuando un destinatario pide eliminar sus datos, borramos el contenido y dejamos únicamente el hash de su dirección en la lista de supresión, para no volver a escribirle. Estamos definiendo los plazos concretos de retención y borrado; los publicaremos aquí.

9.Tus derechos

Como titular puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos, pedir prueba de la autorización, saber cómo los usamos, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, revocar la autorización y pedir la supresión, y acceder gratuitamente a tus datos. Para ejercerlos, escríbenos a [email protected]; respondemos las consultas en máximo diez días hábiles y los reclamos en máximo quince, como establece la ley.

10.Cookies y analítica

Este sitio no usa cookies de publicidad. Si medimos las visitas, lo hacemos con una herramienta sin cookies. La aplicación usa las cookies esenciales de sesión.

11.Seguridad

Protegemos los datos con cifrado en tránsito, claves de API almacenadas solo como hash, acceso interno por mínimo privilegio y registros de auditoría. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que te afecte, te lo informaremos y a la autoridad cuando corresponda.

12.Menores

Mailko está dirigido a empresas y a personas mayores de edad. No tratamos a sabiendas datos de menores como usuarios del servicio.

13.Cambios a esta política

Podemos actualizarla. Los cambios materiales te los comunicaremos por correo o por un aviso en el panel al menos 14 días antes de que entren en vigor.

14.Contacto

Para consultas, reclamos o solicitudes sobre tus datos, escríbenos a [email protected].